Les dix colonnes à créer, ce qu'on écrit dans chacune, et le champ que presque personne ne note — celui qui détermine l'échéance qui vous est réellement opposable.
Un tableur suffit — aucun format n'est imposé. Ce qui compte est que chaque ligne permette de retrouver une décision et sa date. Voici la structure, colonne par colonne, avec la raison d'être de chacune.
| Champ | Pourquoi il y est |
|---|---|
| Nom de l'outil | Identifier sans ambiguïté, version comprise. « L'IA du service client » ne vaut rien dans six mois. |
| Fournisseur | C'est lui qui porte les obligations de l'article 50 § 2. Vous devrez peut-être l'interroger. |
| Finalité | Une phrase sur l'usage réel, pas la promesse commerciale de l'éditeur. La finalité conditionne la qualification. |
| Utilisateurs | Qui s'en sert, dans quel service. C'est le périmètre de votre obligation de maîtrise de l'IA. |
| Mise en service chez vous | Point de départ de votre propre responsabilité de déployeur. |
| Mise sur le marché | Le champ décisif. Avant ou après le 2 août 2026 : c'est ce qui départage les échéances. |
| Qualification retenue | Déployeur ou fournisseur ; haut risque ou non. Écrivez la conclusion et le raisonnement en une ligne. |
| Transparence applicable | § 1 (interaction), § 2 (marquage), § 4 (hypertrucage et texte d'intérêt général), ou aucune. |
| Mention en place | Le texte affiché et l'endroit où il l'est. Sans cette colonne, l'inventaire ne prouve rien. |
| Responsable et dernière revue | Un nom et une date. Deux revues par an suffisent pour une petite structure. |
Comptez dix minutes de remplissage pour une petite structure, et deux revues par an. Ce tableau existe en modèle prêt à remplir, avec une ligne d'exemple commentée et l'arbre de décision pour la colonne « qualification » — c'est le chapitre 08 du pack.
Trois dispositions imposent de tenir des traces. Aucune ne s'appelle « registre », et aucune ne concerne l'usage courant d'outils grand public.
| Disposition | Qui est visé | Ce qui est exigé |
|---|---|---|
| Article 11 | Fournisseur d'un système à haut risque | Documentation technique complète du système, tenue à jour et disponible pour les autorités. |
| Article 12 | Fournisseur d'un système à haut risque | Enregistrement automatique des événements — les journaux — pendant toute la durée de vie du système. |
| Article 26 | Déployeur d'un système à haut risque | Surveillance humaine, conservation des journaux générés, information des personnes concernées. |
| Article 4 | Fournisseur et déployeur, sans exception | Assurer un niveau suffisant de maîtrise de l'IA chez les personnes qui l'utilisent. Aucun document n'est nommé. |
Le haut risque, au sens des annexes I et III, désigne des usages précis : tri automatisé de candidatures, notation de solvabilité, IA intégrée à un produit soumis à des règles sectorielles de sécurité. Un chatbot de service client n'en relève pas. Le détail des annexes et de leur report.
L'obligation de maîtrise de l'IA a été réécrite par le règlement (UE) 2026/1744 en obligation de moyens. Elle ne prescrit ni formation certifiante, ni document type. Elle vous demande d'avoir pris des mesures proportionnées.
C'est une bonne nouvelle et un piège. Bonne nouvelle, parce que rien de lourd ne vous est imposé. Piège, parce qu'une obligation de moyens se prouve par ce que vous pouvez montrer. En cas de contrôle, la question ne sera pas « avez-vous un registre » mais « qu'avez-vous fait ». Un inventaire daté, avec la liste des outils, leurs usages et qui les emploie, répond à cette question en une page.
Ce dernier point est notre interprétation, et nous l'assumons comme telle : le texte n'exige pas d'inventaire, mais nous ne voyons pas comment démontrer autrement des mesures proportionnées.
L'article 50 § 2 — le marquage technique des contenus générés, lisible par machine — ne s'applique pas encore uniformément. Il s'étend le 2 décembre 2026 aux systèmes de génération qui étaient déjà sur le marché avant le 2 août 2026.
Autrement dit : la date de mise sur le marché de chaque outil que vous utilisez détermine l'échéance qui vous est réellement opposable. Deux générateurs d'images côte à côte dans votre organisation peuvent relever de deux régimes différents selon leur ancienneté.
Sans inventaire, cette question est insoluble. Avec un inventaire à jour, elle prend cinq minutes — et vous savez lesquels de vos outils demanderont une vérification en décembre.
Non, pas en tant que tel. Le règlement impose une documentation technique et la conservation de journaux aux fournisseurs de systèmes à haut risque, et des obligations de surveillance à ceux qui les déploient. Il ne crée aucune obligation générale de registre pour une organisation qui se contente d'utiliser un assistant de rédaction, un chatbot de service client ou un générateur de visuels.
Beaucoup de prestataires vous diront le contraire. Ils vendent un logiciel de gouvernance. Nous préférons vous dire ce que dit le texte.
L'inventaire qui ne recense que les abonnements payés par l'entreprise oublie l'essentiel : les comptes gratuits ouverts par les salariés eux-mêmes. Ce sont eux qui traitent vos données sans cadre. Commencez par demander, sans reproche, ce que chacun utilise réellement.
Un inventaire non daté ne prouve rien : il peut avoir été rédigé la veille du contrôle. Conservez les versions successives, même sommaires. La traçabilité de vos décisions vaut mieux que leur perfection.
Votre registre des traitements répond à une autre question : quelles données personnelles, pour quelle finalité, combien de temps. Il ne dit rien de la qualification d'un système au sens de l'AI Act ni des obligations de transparence. Les deux documents se complètent ; l'un ne remplace pas l'autre.
L'obligation de maîtrise de l'IA vise les personnes qui utilisent les systèmes pour le compte de l'organisation — vous compris. Pour un indépendant, l'inventaire tient en cinq lignes et se remplit en vingt minutes. Son intérêt principal n'est d'ailleurs pas le contrôle : c'est de pouvoir répondre à un client qui vous demande, dans un appel d'offres, quels outils d'IA interviennent dans sa prestation.
Non. Aucune déclaration préalable n'est prévue pour un déployeur d'outils ordinaires. L'inventaire est un document interne, que vous produisez si on vous le demande — autorité de surveillance, client, assureur, auditeur.
Il peut tenir l'inventaire technique des outils qu'il a lui-même déployés. Il ne connaît ni vos usages réels, ni les comptes ouverts directement par vos équipes, ni les mentions affichées à vos clients. La qualification et la transparence restent vos obligations : elles ne se sous-traitent pas, même quand la saisie du tableau, elle, peut l'être.
Aucune durée n'est fixée puisqu'aucun registre n'est exigé. Par analogie avec les délais de prescription applicables aux sanctions administratives, conserver cinq ans d'historique est une précaution raisonnable — et ne coûte rien pour un tableur. C'est une recommandation de prudence, pas une règle de droit.
Le chapitre 08 du pack de conformité est ce registre en modèle prêt à remplir : les dix colonnes ci-dessus, une ligne d'exemple commentée, l'arbre de décision qui vous permet de renseigner la colonne « qualification » sans hésiter, et un temps de remplissage indiqué de dix minutes. Il fait partie des neuf modèles du pack, aux côtés des 21 mentions de transparence rédigées.
69 € pour l'édition v2.3. L'édition du 2 décembre 2026, qui intègre les deux nouvelles pratiques interdites, passera à 99 € — les acheteurs de l'édition v2.3 la reçoivent gratuitement.
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Les neuf dates de l'AI Act de 2024 à 2028 : ce qui s'applique, à qui, et ce que le report a réellement décalé. À imprimer et garder à côté de votre inventaire. Sources officielles citées.